Công nghệ nâng cao năng lực vận hành khi mở rộng quy mô

Công nghệ không thay thế con người — công nghệ giúp con người vận hành tốt hơn

Khi quy mô tăng lên, lợi thế không còn nằm ở việc mỗi người cố gắng nhiều hơn, mà nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức dữ liệu, phối hợp công việc và đưa ra quyết định.

Trong nhiều năm, câu chuyện về công nghệ thường được kể theo một hướng quen thuộc: máy móc sẽ làm được bao nhiêu việc của con người, trí tuệ nhân tạo sẽ thay thế những vị trí nào và tự động hóa có thể cắt giảm bao nhiêu công sức.

Tại Rise, chúng tôi nhìn công nghệ theo một cách khác.

Giá trị quan trọng nhất của công nghệ không nằm ở việc đưa con người ra khỏi quy trình. Giá trị của nó nằm ở việc giúp con người nhìn thấy vấn đề rõ hơn, phối hợp với nhau tốt hơn và dành thời gian cho những quyết định thực sự cần đến kinh nghiệm, trách nhiệm và khả năng phán đoán.

Khi quy mô tăng lên, nỗ lực cá nhân là chưa đủ

Một đội ngũ nhỏ có thể vận hành bằng trí nhớ, tin nhắn và sự chủ động của một vài cá nhân giàu kinh nghiệm. Nhưng khi số lượng kênh, sản phẩm, phiên phát trực tiếp, tài sản âm nhạc và người tham gia cùng tăng lên, cách làm đó dần bộc lộ giới hạn.

Thông tin bắt đầu nằm rải rác ở nhiều nơi. Một vấn đề có thể được phát hiện nhưng không rõ ai đang xử lý. Một quyết định đã được đưa ra nhưng chưa chắc những người liên quan đều biết. Một bài học từng phải trả giá để có được lại bị lặp lại vì không được lưu giữ và truyền lại.

Lúc này, yêu cầu mọi người cố gắng hơn không giải quyết được gốc rễ của vấn đề. Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp biến những nỗ lực riêng lẻ thành năng lực vận hành chung.

Công nghệ tốt bắt đầu từ việc nhìn thấy sự thật

Muốn điều hành tốt, trước hết phải nhìn thấy đúng tình trạng đang diễn ra.

Đối với một hệ thống nội dung số, điều đó có thể là trạng thái của từng luồng phát, tình trạng hạ tầng, tiến độ công việc, quyền sử dụng tài sản, kết quả của một thử nghiệm hoặc một vấn đề đang chờ người chịu trách nhiệm xử lý.

Công nghệ giúp thu thập và sắp xếp những tín hiệu này thành một bức tranh có thể quan sát được. Nhưng dữ liệu tự nó chưa phải là câu trả lời.

Một cảnh báo chỉ có giá trị khi đội ngũ hiểu cảnh báo đó có ý nghĩa gì. Một báo cáo chỉ có giá trị khi nó dẫn tới một quyết định. Một chỉ số chỉ thực sự hữu ích khi người đọc biết nên tiếp tục, điều chỉnh hay dừng lại.

Vì vậy, công nghệ không thay con người suy nghĩ. Nó giúp con người có đủ căn cứ để suy nghĩ tốt hơn.

Từ nhìn thấy đến phối hợp

Khi một vấn đề đã được nhận diện, câu hỏi tiếp theo luôn là: Ai chịu trách nhiệm và việc gì cần xảy ra?

Đây là nơi công nghệ có thể giảm rất nhiều sự lãng phí trong vận hành. Một hệ thống tốt cần giúp đội ngũ xác định rõ:

• Việc nào đang cần được thực hiện.
• Ai là người chịu trách nhiệm chính.
• Kết quả nào được coi là hoàn thành.
• Khi nào cần kiểm tra lại.
• Vấn đề nào cần chuyển lên cấp quản lý.
• Quyết định nào đã được đưa ra và dựa trên căn cứ nào.

Khi các yếu tố này rõ ràng, nhân sự không phải mất thời gian tìm lại thông tin hoặc chờ người khác nhắc việc. Người quản lý cũng không cần can thiệp vào từng thao tác nhỏ mà vẫn có thể nhìn thấy nơi nào đang cần hỗ trợ.

Công nghệ lúc này không chỉ giúp công việc chạy nhanh hơn. Nó tạo ra sự minh bạch về trách nhiệm và giúp mỗi người chủ động hơn trong phạm vi của mình.

Không phải điều gì cũng nên tự động hóa

Tự động hóa đặc biệt hiệu quả với những việc có quy tắc rõ ràng, lặp lại thường xuyên và ít cần đến phán đoán.

Hệ thống có thể tự thu thập trạng thái, phát hiện dấu hiệu bất thường, nhắc một mốc sắp đến, tổng hợp thông tin hoặc đề xuất bước xử lý tiếp theo. Trí tuệ nhân tạo cũng có thể hỗ trợ tóm tắt, phân loại và phát hiện những điểm còn thiếu.

Nhưng có những quyết định không nên được giao hoàn toàn cho máy móc.

Hiểu khán giả, đánh giá một ý tưởng sáng tạo, quyết định hướng phát triển sản phẩm, xử lý vấn đề bản quyền hay cân nhắc một rủi ro ảnh hưởng đến con người đều cần trách nhiệm của người có thẩm quyền.

Nguyên tắc của Rise là tự động hóa phần có thể dự đoán, còn con người giữ quyền quyết định đối với những nội dung cần bối cảnh, kinh nghiệm và trách nhiệm.

Công nghệ tốt không khiến con người biến mất khỏi quy trình. Nó giúp con người xuất hiện đúng nơi cần tư duy, phán đoán và chịu trách nhiệm.

Xây dựng hạ tầng từ chính nhu cầu vận hành

Rise Work, Rise Live và Kho nhạc Rise được hình thành từ những nhu cầu có thật trong quá trình vận hành nội dung, âm nhạc và hệ thống kênh.

Mỗi nền tảng giải quyết một lớp vấn đề khác nhau: tổ chức công việc và trách nhiệm, quan sát hoạt động livestream, quản lý tài sản âm nhạc và phạm vi sử dụng. Tuy nhiên, mục tiêu chung không phải là tạo ra thêm nhiều công cụ.

Mục tiêu là giúp đội ngũ làm việc trong một cấu trúc rõ ràng hơn, giảm những thao tác không tạo ra giá trị và giữ lại dữ liệu cần thiết cho các quyết định sau này.

Một tính năng chỉ có ý nghĩa khi nó giải quyết được một vấn đề thực tế. Một hệ thống chỉ có giá trị khi nhân sự có thể sử dụng nó trong công việc hằng ngày mà không bị biến thành người phục vụ cho chính hệ thống đó.

Công nghệ phải giúp tổ chức trưởng thành

Thước đo cuối cùng của công nghệ không phải là số lượng tính năng hay mức độ phức tạp của hệ thống.

Điều đáng quan tâm hơn là sau khi áp dụng công nghệ:

• Nhân sự có hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình hơn không?
• Người quản lý có phát hiện vấn đề sớm hơn không?
• Quyết định có dựa trên căn cứ rõ ràng hơn không?
• Những sai sót cũ có được hạn chế không?
• Bài học có được giữ lại để người sau không phải bắt đầu từ đầu không?
• Tổ chức có bớt phụ thuộc vào một vài cá nhân phải liên tục “chữa cháy” hay không?

Nếu câu trả lời là có, công nghệ đang tạo ra năng lực thật cho doanh nghiệp.

Nếu hệ thống chỉ khiến mọi người phải nhập thêm dữ liệu, mở thêm màn hình và thực hiện thêm thủ tục, đó chưa phải là chuyển đổi số. Đó chỉ là đưa sự phức tạp cũ lên một giao diện mới.

Con người vẫn là trung tâm

Công nghệ có thể giúp một tổ chức đi nhanh hơn và vận hành ở quy mô lớn hơn. Nhưng hướng đi, tiêu chuẩn và những điều doanh nghiệp lựa chọn bảo vệ vẫn do con người quyết định.

Tại Rise, chúng tôi xây dựng công nghệ không phải để thay thế đội ngũ, mà để mỗi thành viên có thể nhìn rõ hơn, phối hợp tốt hơn và phát triển năng lực của mình trong một hệ thống ngày càng trưởng thành.

Bởi khi công nghệ đảm nhận đúng phần việc của nó, con người sẽ có thêm không gian để làm điều quan trọng nhất: sáng tạo, suy nghĩ, học hỏi và cùng nhau tiến lên.